Versturen & ontvangen van facturen via Peppol (e-invoicing)

PEPPOL is een geavanceerd digitaal netwerk dat je in staat stelt om eenvoudig en veilig facturen uit te wisselen met bedrijven en overheden in heel Europa. De afkorting staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het is als een efficiënte, digitale snelweg voor je facturen.

De Belgische overheid verplicht gestructureerde elektronische facturen bij alle transacties tussen ondernemingen (B2B-transacties) vanaf 1 januari 2026. Daarvoor zal het Peppol-netwerk gebruikt worden

E-facturatie & de aansluiting op het Peppol-netwerk is volledig inbegrepen in je bestaande Dexxter-abonnement. 

Op dit moment hebben tools als Excel of Google Sheets geen facturatie . Voorlopig zijn die plannen er ook niet. Doe je momenteel je boekhouding in Excel? Schakel dan over naar Dexxter om in orde te zijn.

Je zal tijdelijk nog moeten factureren via bijvoorbeeld e-mail zolang je klant niet aangesloten is. 

Vanaf 1 januari 2026 is je klant wettelijk verplicht om facturen via Peppol te kunnen ontvangen. 

Nee, je moet bij elke factuur expliciet kiezen om ze via Peppol te verzenden. Je software (zoals Dexxter) biedt daarvoor een aparte knop. 

Je software controleert dit meestal automatisch op basis van het btw-nummer. Je kan het ook handmatig opzoeken via https://directory.peppol.eu.

Nee, het Peppol-netwerk is enkel een systeem voor de verzending van documenten. Je moet nog steeds je btw-aangiftes en andere belastingaangiftes indienen.

Als het andere land ook Peppol gebruikt, verloopt dat via hetzelfde netwerk. Voor landen die geen gebruik maken van het Peppol-netwerk (zoals de VS) moet blijven factureren via e-mail. Peppol heeft enkel betrekking op België (deadline 2026) en bij uitbreiding Europa (deadline 2028). 

Nee, versturen via het Peppol-netwerk is enkel verplicht voor btw-vrijgestelde en btw-plichtige ondernemers. 

Een niet btw-plichtige ondernemer (denk aan medische beroepen of activiteiten in de sociale of culturele sector) vallen niet onder de verplichting van Peppol.

Btw-vrijgestelde ondernemers (omzet onder de 25.000 euro op jaarbasis) moeten wel verplicht overstappen op facturatie via Peppol.

Het netwerk wordt beheerd door OpenPeppol, een internationale non-profitorganisatie. 

Het Peppol-netwerk is niet in handen van de Belgische overheid of een Europees instituut.

Alles hangt af van het btw-statuut:

• Een accountant is btw-plichtig en valt dus onder de Peppol-verplichtingen. 
• Een dokter is daarentegen niet btw-plichtig en valt niet onder de Peppol-verplichtingen.

Nee, enkel verkoopfacturen en creditnota’s vallen onder de Peppol-wetgeving. Offertes mogen per PDF verstuurd worden. Je zal deze ook niet via Peppol kunnen versturen.

Je mag je eigen lay-out gebruiken voor je archief of voor de PDF die je bijkomend nog naar de klant stuurt. Maar de verzending via Peppol moet in gestructureerd UBL-formaat gebeuren. Zo’n UBL-formaat heeft geen lay-out.

Peppol is geen bedrijf, maar een Europees netwerk en standaard voor veilige, gestructureerde elektronische facturatie.

Het is dus een elektronisch netwerk waarop je documenten kan versturen. Net zoals het versturen van een e-mail ook via een netwerk verloopt.

Het is verplicht voor btw-plichtige en btw-vrijgestelde ondernemers (omzet onder de 25.000 euro op jaarbasis).

Niet btw-plichtige ondernemers vallen er niet onder, denk aan dokters, kinesisten …

Ja, dat kan zeker. Als je klant op Peppol zit, komt de factuur automatisch in hun boekhoudsoftware terecht.

Als je klant (nog) niet op Peppol zit, krijg je een melding dat je klant niet aangesloten is op het Peppol-netwerk en dat je op een alternatieve manier moet verzenden.

Nee, jij als ondernemer registreert je op Peppol via je boekhoudsoftware. Je hoeft geen aparte login voor Peppol aan te maken.

Deze landen zitten (meestal) niet in het Peppol-netwerk. Je blijft factureren aan deze ondernemers via PDF.

Wettelijk moet die klant tegen 01/01/2026 aangesloten zijn op het Peppol-netwerk. Als dat niet zo is, en jij kan aantonen dat je via Peppol probeerde te verzenden, ben jij niet in fout.

Dat aantonen zal eenvoudig kunnen, gezien je een melding krijgt dat de klant niet is aangesloten op het Peppol-netwerk. Wat je bovendien ook in een publieke databank kan opzoeken.

Ja! Je sociaal statuut (student-zelfstandige, bijberoep of hoofdberoep) doet er niet toe. Enkel je btw-statuut is van tel. 

Ben je btw-plichtig of btw-vrijgesteld? Dan val je onder de Peppol-verplichtingen als je factureert aan andere btw-plichtige of btw-vrijgestelde ondernemers.

Voor B2C (facturatie aan particulieren) is e-invoicing niet verplicht. Je mag aan particulieren blijven factureren zoals nu (PDF, papier, etc.).

Nee. De verplichtingen van Peppol tellen enkel bij btw-plichtige en btw-vrijgestelde bedrijven die factureren aan andere btw-plichtige en btw-vrijgestelde bedrijven.

Niet btw-plichtige bedrijven (artikel 44) vallen buiten Peppol. Zowel voor het versturen als het ontvangen van documenten.

Nee, dat lukt niet. Het systeem heeft een ontvangend Access Point nodig. Je zal de melding krijgen dat je klant nog niet is aangesloten op het Peppol-netwerk. 

In dat geval moet je via bijvoorbeeld PDF factureren.

Bij self-billing maakt je klant de factuur voor jou aan en stuurt die via Peppol. Ook dat is technisch mogelijk via het Peppol-netwerk.

Peppol is voor een Europees gebeuren, met enkele uitzonderingen buiten Europa die ook aansluiten op het Peppol-netwerk.

Daarbuiten blijf je factureren via bijvoorbeeld PDF.

Nee. De ontvanger ziet enkel dat de factuur via Peppol kwam. De software van verzender is (meestal) niet zichtbaar.

Die komen automatisch binnen in je boekhoudsoftware. Niet meer via e-mail. Via Dexxter zal je wel een melding in je mailbox krijgen dat er een nieuw factuur in je Dexxter-profiel staat. 

Het hangt van het btw-statuut van je klant af. Als die privéschool een btw-plichtige of btw-vrijgestelde onderneming is en jij ook, dan moet deze factuur via Peppol worden verzonden. 

Maar sommige scholen zijn niet btw-plichtige bedrijven (artikel 44) en dan moet je ze dus niet via Peppol versturen.

Dexxter is er (voorlopig) op voorzien om enkel het versturen van verkoopfacturen via Peppol te ondersteunen, als je verkoopfacturen ook in Dexxter zijn aangemaakt. 

Het kan om verkoopfacturen op te laden in Dexxter die zijn opgemaakt in externe tools, en vervolgens je boekhouding te finaliseren. Maar je zal deze niet via Peppol kunnen versturen in Dexxter.

Er zal inderdaad een wijziging moeten gebeuren. 

Versturen via Peppol kan je via meerdere softwaretools. Ontvangen van aankopen kan je maar op één plek. 

Je moet aan je vorig boekhoudprogramma vragen dat ze je Peppol-connectie deactiveren. Vervolgens kan je aansluiten bij Dexxter.

Dan maak je een creditnota aan in Dexxter en verstuur je die ook via Peppol. Peppol ondersteunt ook het versturen en ontvangen van Creditnota’s.

Als hun ERP-systeem Peppol ondersteunt, komt de factuur automatisch binnen. Tegen 1 januari 2026 zal je klant aangesloten moeten zijn op het Peppol-netwerk, ofwel via hun ERP-systeem ofwel via andere tools.

Deze komen rechtstreeks in je Dexxter-dossier te staan, geen tussenstappen meer nodig. Dexxter voorziet ook een speciale badge om duidelijk te maken dat de aankoopfactuur via Peppol is toegekomen. 

Ontvangen kan maar op één plek! Verzenden kan via meerdere portalen. Denk aan het verzenden van een brief: je kan deze verzenden via verschillende postbussen, maar je kan hem op slechts één adres ontvangen. 

Doccle is hier geen nuttige tussenstap.

Via je boekhoudsoftware. Je kan niet rechtstreeks aansluiten bij Peppol, het moet via software.

Eenmaal je verkoopfactuur is verzonden via het Peppol-netwerk, maak je nadien een creditnota op als je een fout constateert. 

Nee, zolang jij via Peppol probeert te verzenden en kan aantonen dat het niet kon door fout aan de ontvangende kant.

Conform de Belgische wetgeving (vanaf 01/01/2026) gaat het om het versturen van documenten via Peppol. De betaling, betaalstatus of andere gegevens moeten niet worden verstuurd via Peppol.

Nee, want jij bent een niet btw-plichtige ondernemer (artikel 44). Jij valt niet onder de verplichting om Peppol te gebruiken. Je mag en kan wel gebruik maken van Peppol, maar bent daar wettelijk niet toe verplicht.