Een offerte maken: hoe doe ik dat?

Je mag een offerte maken voor een klant, super!

Maar wat is dat juist, een offerte? Heeft dat al impact op je boekhouding? Waar moet ik op letten als ik eentje opstel? Je kan op beide oren slapen, in dit artikel zetten we je goed op weg naar een professionele offerte.

Offertes zijn belangrijk, want met goed onderbouwde voorstellen haal je meer opdrachten binnen. 

Wat is een offerte?🔎

Een offerte is een prijsvoorstel voor een klant. Offertes geven je de kans om je producten en diensten, inclusief de daarbij horende prijzen, voor te stellen. Je kunt een offerte dus zien als een voorbeeldfactuur.

Uiteraard heeft zo’n offerte nog geen impact op je boekhouding, die is er pas als je overgaat tot een verkoopfactuur. Handig, want dat kan in Dexxter met één druk op de knop!

Denk gerust aan de menukaart van een restaurant, zolang je niets hebt besteld, blijft die menukaart niets meer dan een prijsvoorstel.

Is een offerte hetzelfde als een factuur?

Nee, een offerte is niet hetzelfde als een factuur. Een offerte is een voorstel zonder betalingsverplichting, terwijl een factuur een betalingsverzoek.

Als een klant beslist om een offerte te accepteren, dan maak je een factuur aan op basis van deze offerte.

Als een factuur wordt betwist, dan is dat vaak door een prijsafwijking van de originele offerte. Probeer daarom in je prijsvoorstel steeds ruimte te laten voor een eindafrekening aan de hand van werkelijk verbruikte materialen en/of arbeidsuren aan vooraf overeengekomen eenheidsprijzen.

Is een offerte verplicht?

Nee, het is niet verplicht om een offerte aan te maken. Zo kan het zijn dat je mondeling of via email al alles hebt afgesproken waardoor je onmiddellijk een factuur kunt verzenden.

Wat moet er op een offerte staan?

Een offerte is dus een document die je stuurt naar een (potentiële) klant met jouw prijsvoorstel. Maar wat moet er nu allemaal op deze offerte staan?

Basisinformatie 📄

Jouw gegevens en de gegevens van je klant

Hier laat je best al zo uitgebreid mogelijk de gegevens van je potentiële klant terugkomen. Zo is er achteraf geen twijfel voor wie je voorstel juist bedoeld was. Om een offerte aan te maken, vraag je dus best al het btw-nummer van je klant.

Datum & vervaldatum

De datum waarop je je offerte hebt opgesteld is een evident onderdeel, maar vergeet zeker ook geen vervaldatum toe te voegen.

Die vervaldatum is volledig vrij te kiezen, maar zo ben je zeker dat de huidige voorwaarden (prijzen, materiaal, termijnen…) die je nu aan je potentiële klant aanbiedt, niet tot in het oneindige blijven gelden. 

Een offertenummer

Een uniek en doorlopend nummer is in tegenstelling tot facturen niet verplicht, maar kan handig zijn! Zo kun je gemakkelijk al je offertes bijhouden.

Offerte-items

Daarna kan je toevoegen waarvoor je effectief je offerte maakt, zijnde je producten of diensten. Hoe meer details je hier opneemt, hoe kleiner de kans op onduidelijkheid over wat je nu juist aanbiedt en dat zal ook je potentiële klant op prijs stellen. 

Wat voeg je ook best toe aan je offerte? 📢

Een offertenummer

Bij facturen is het verplicht om een doorlopende nummering te gebruiken, bij offertes niet. Toch is het handig voor jezelf en je klant om een nummer toe te voegen.

Je algemene voorwaarden

In de kleine lettertjes kun je alles noteren waar je klant van op de hoogte moet zijn. Wat als de klant niet op tijd betaalt, wat als er overmacht is…

Een mededeling

Hier kan je een optionele boodschap voor je potentiële klant toevoegen. Denk aan bepaalde details die je toch nog even apart wil vermelden of benadrukken. Of een verwijzing naar een eerder contactmoment of een voorafgaande bespreking.

Samengevat: Wat staat er op een goede offerte

• Je bedrijfsgegevens (naam, adres, btw-nummer en bankrekening)
• De gegevens van je klant
• De datum en geldigheidsduur van de offerte
• Een omschrijving van wat je aanbiedt tegen de genoemde prijs
• Je btw-tarieven
• Een offertenummer
• De algemene voorwaarden van de offerte, ofwel ‘de kleine lettertjes’
• Een mededeling

De laatste drie puntjes zijn juridisch niet verplicht om op je offerte te zetten, maar toch raden we het enorm aan. Door algemene voorwaarden toe te voegen kan je onduidelijkheden vermijden in het geval van een eventueel juridisch geschil.

Een offerte maken: hoe doe ik dat concreet?

Nu je weet wat je op je offerte moet zetten, is het tijd om hem daadwerkelijk aan te maken. Maar hoe doe je dat juist? Er zijn verschillende mogelijkheden!

	Excel of Word	Facturatiesoftware	Boekhoudsoftware zoals Dexxter
Gemakkelijk en snel offerte aanmaken?	❌	✅	✅
In 1 klik offerte omzetten naar een factuur?	❌	✅	✅
Onmiddellijk offerte toevoegen aan je boekhouding	❌	❌	✅

Waarom is een offerte zo belangrijk?

Vaak willen potentiële klanten offertes vergelijken. Zo kunnen ze de beste keuze maken. Daarom is het handig om een mooie en duidelijke offerte te versturen.

Via een offerte kan je trouwens veel meer dan gewoon je producten of diensten aanbieden aan potentiële klanten, namelijk:

• Je bent misschien niet de goedkoopste aanbieder van een bepaald product of dienst en daar zal je goede redenen voor hebben. Via een prijsvoorstel heb je ook meteen de kans om deze redenen toe te lichten, waardoor potentiële klanten ook onmiddellijk weten waar jij het verschil maakt.
• Misschien heb je een mondeling gesprek gehad met een contactpersoon, maar wordt de knoop doorgehakt door iemand anders. Met een gedetailleerde prijsvoorstel overtuig je moeiteloos iedereen.
• Een goed opgebouwde offerte is meteen een mooi uithangbord voor je onderneming. Zo weet je potentiële klant dat je garant staat voor transparantie en structuur.

Hoe maak je een offerte aan in Dexxter?

Dexxter is de beste boekhoudsoftware voor eenmanszaken. Bovendien kun je gemakkelijk offertes en facturen aanmaken in Dexxter. De software houdt rekening met alle regels, en dankzij de invulvelden heb je in minder dan 1 minuut een professionele offerte.

Hieronder kan je in een video meepikken hoe je dat in Dexxter doet, het is een voorbeeld van een btw-plichtige ondernemer die snel en efficiënt een offerte maakt en die vervolgens omzet naar een verkoopfactuur.

👀 Wist je dat? Dexxter is volledig aangepast aan wie jij bent, ben jij bijvoorbeeld een btw-vrijgestelde ondernemer? Dan gaat je offerte hier automatisch op aangepast zijn!

Door Dexxter te gebruiken, kun je veel sneller offertes uitsturen. Als je vaak dezelfde producten of diensten aanbiedt, dan kan je deze in Dexxter opslaan als een ‘vast verkoopartikel’. Zo is de beschrijving, de prijs, het btw-tarief etc. alvast opgeslagen.

Op die manier heb je dit verkoopartikel snel en eenvoudig ter beschikking voor al je toekomstige offertes of verkoopfacturen.

Dexxter is het boekhoudprogramma voor de Belgische eenmanszaak die zelf zijn boekhouding in handen wil nemen!

Offerte helemaal klaar? Versturen maar! 📤

Vervolgens kan je via Dexxter je offerte rechtstreeks per mail versturen naar je potentiële klant. Niet alleen bespaart je dat een hoop tijd, maar je creëert er ook een handig overzicht mee om alles nauwkeurig op te volgen.

Heeft je klant je ondertussen een ondertekende versie van je offerte toegestuurd? Geef je offerte de status ‘geaccepteerd’. Zo creëer je een handig overzicht van welke documenten welke status hebben.

Nog vragen over offertes aanmaken?

Dat is perfect normaal, veel van je collega ondernemers trouwens!

Net daarom hebben we in Dexxter ook een community gebouwd. Dat is een plaats in de applicatie waar ondernemers vragen kunnen stellen en antwoorden kunnen krijgen van andere ondernemers, samen sparren om zo tot oplossingen te komen.

Daarnaast hebben we ook leercentrum ter beschikking in Dexxter, boordevol content, video’s, cursussen en veel meer! Je staat er niet alleen voor als (startende) zelfstandige, laat dat duidelijk zijn!