Je bent nu al enkele maanden bezig als zelfstandige en bedenkt plots dat je al die tijd je telecom-abonnement niet in je boekhouding hebt gestopt.
Geen probleem, je logt in op het digitaal platform van je telecomprovider en download netjes de facturen van alle maanden waarin je al zelfstandige was, maar de facturen nog niet hebt ingebracht.
Uiteraard staat het ondernemingsnummer van je eenmanszaak niet op die facturen. Bovendien staat niet alleen je eigen naam op de factuur, maar ook de naam van je partner. Mag je deze telecomfactuur nog inbrengen als een beroepskost?
Aftrekbare beroepskosten: voorwaarden
- Het is een kost gerelateerd aan je zelfstandige activiteit (volledig of voor een stukje).
- De kost moet dienen om je bedrijf draaiende te houden of – mooier nog – te doen groeien.
- Je moet de kost betalen of “dragen” in het jaar waarin je ze wil inbrengen.
- Van elke kost moet je ook een bewijsstuk hebben.
1. Het is een kost gerelateerd aan je zelfstandige activiteit (geheel of gedeeltelijk)
Geheel of gedeeltelijk, want je kan dus ook beroepskosten inbrengen voor een beperkt percentage. Zoals vaak ook het geval zal zijn bij bijvoorbeeld je telecom-factuur: een stuk gebruik je het internet- & telefoonabonnement voor je zelfstandige activiteit, maar uiteraard zit je ook wel eens privé te surfen en bellen.
Geen probleem, je hebt één aankoopfactuur: voor een stuk beroepsmatig én voor een stuk privé. Dat kan je perfect ingeven in je boekhouding en werken via het percentage beroepsmatig gebruik.
Ontdek er alles over in ons artikel over het beroepsgebruik van een uitgave!
2. De kost moet dienen om je bedrijf draaiende te houden of – mooier nog – te doen groeien
Vaak wordt deze voorwaarde net iets anders verwoord, namelijk: kosten moeten dienen om beroepsinkomsten te verkrijgen, behouden of vergroten.
Het komt er dus op neer dat kosten moeten dienen om je onderneming vooruit te helpen, pas dan spreken we van beroepskosten. Al moet je dat altijd met een korrel zout nemen, want je weet vaak op voorhand niet dat een kost effectief je onderneming vooruit zal helpen.
Je kan een geniale marketingcampagne hebben uitgedacht, in de hoop dat je onderneming sterk gaat groeien. Die marketingcampagne zal uiteraard altijd meetellen als een beroepskost, ongeacht of ze helemaal geen succes kende of net heel succesvol was. De intentie achter de kost was wel degelijk om je bedrijf te doen groeien.
3. Je moet de kost betalen of “dragen” in het jaar waarin je ze wil inbrengen
Als je een kost in je boekhouding wil inbrengen, zal je hem dus zelf moeten hebben betaald!
Een student-ondernemer die het telefoonabonnement inbrengt dat wordt betaald door zijn ouders? Dat is een no-go, we spreken dus niet over een beroepskost. Een zelfstandige die een restaurantkost wil inbrengen die hij niet zelf heeft betaald? Geen plaats voor deze kost in de boekhouding!
Heb je bijvoorbeeld je telecom-abonnement betaald via een gezamenlijke bankrekening en ga je vervolgens die factuur inbrengen in je boekhouding? Dat kan dan weer wel als beroepskost.
Gedragen zijn in het jaar waarin je ze wil inbrengen, heeft onder meer te maken met bijvoorbeeld een investering en de daarbij horende afschrijvingen.
4. Van elke beroepskost moet je ook een bewijsstuk hebben
Om dit allemaal te bewijzen heb je uiteraard ook documenten nodig, je erewoord zal jammer genoeg niet volstaan bij fiscale controle. Idealiter is dat een factuur waarop ook keurig je ondernemingsnummer staat,, maar dat is geen wettelijke vereiste.
Het mag dus evengoed gaan om facturen zonder je ondernemingsnummer op, een kassaticket, een betaalbewijs …
Zolang op het document maar voldoende details terug te vinden zijn over wat je hebt gekocht en hoeveel dat heeft gekost.
Doe hier alvast wat inspiratie op over beroepskosten via onze handige lijst van aftrekbare beroepskosten voor je boekhouding!
Mag je de btw ook recupereren?
Hierboven hebben we het gehad over beroepskosten inbrengen in je boekhouding, de spelregels daarvoor komen uit het Wetboek InkomstenBelasting (WIB).
Nu hebben we het over btw recupereren en de spelregels daarvoor komen dan weer uit – je raadt het waarschijnlijk al – een ander wetboek. Dat maakt dus dat de voorwaarden net iets anders liggen.
Btw recupereren: voorwaarden
- De factuur is 100% correct.
- Het is een aankoop gerelateerd aan je zelfstandige activiteit.
- Er zijn geen wettelijke uitzonderingen waardoor je de btw niet mag recupereren.
1. De factuur is 100% correct.
Alle nodige gegevens worden vermeld op het factuur: het woord ‘factuur’ staat er op, een omschrijving van je aankoop, het btw-tarief, de gegevens van de leverancier … en je ondernemingsnummer!
Al is de btw-administratie op dat vlak wel iets soepeler geworden, toch neem je beter geen risico. Zorg dus dat je ondernemingsnummer op je aankoopfactuur staat als je btw wil recupereren.
2. Het is een aankoop gerelateerd aan je zelfstandige activiteit.
Hier kom je in hetzelfde vaarwater terecht als voorwaarde 1 & 2 bij het aantonen van een beroepskost (zie bovenaan artikel).
3. Er zijn geen wettelijke uitzonderingen waardoor je de btw niet mag recupereren.
Het btw-wetboek kent namelijk heel wat uitzonderingen waardoor je de btw niet of maar gedeeltelijk mag recupereren. Ondanks dat je aan alle voorwaarden zou voldoen, mag je dus toch niet de volledige btw recupereren.
Denk bijvoorbeeld aan relatiegeschenken die meer dan 50 euro kosten, daar mag je nooit btw op recupereren. Of sterke drank en tabaksproducten, hoe klein de waarde ook is, vallen ook onder een uitzondering waardoor je nooit btw mag recupereren.
Geen zorgen, in Dexxter zit een handige lijst met voorgeprogrammeerde instellingen, zo maak je hier geen fouten tegen!
Moet je nog starten als ondernemer en twijfel je bij het begrip btw? Hier kan je alvast de verschillen tussen btw-plichtig of btw-vrijgesteld terugvinden!
Je kan ook heel wat informatie inwinnen van een van de talrijke startersloketten, denk daarbij aan: Acerta, Liantis, Xerius …
Boekhoudprogramma Dexxter maakt het jou makkelijk! 💪
Wil je graag meer ontdekken over je boekhouding, beroepskosten, omzet, belastingen … ? We bieden twee super handige snelcursussen aan om je als startende ondernemer goed op weg te zetten. Deze snelcursussen zijn opgedeeld tussen btw-vrijgestelde ondernemers en btw-plichtige ondernemers.
Bij Dexxter bieden we ook steeds 30 dagen gratis proefperiode, zo kan je rustig al onze functionaliteiten al ontdekken, waaronder het ingeven van een beroepskost.
Heb je nog specifieke vragen? Dat is perfect normaal, veel van je collega ondernemers trouwens!
Net daarom hebben we in Dexxter ook een community gebouwd. Dat is een plaats in de applicatie waar ondernemers vragen kunnen stellen en antwoorden kunnen krijgen van andere ondernemers. Tip, zoek in de community alvast even op: kosten, uitgaven, beroepskost …
Daarnaast hebben we ook een eigen, op maat gegenereerde fiscale tijdlijn. Zo zie je alle fiscale deadlines die relevant zijn voor jou btw-statuut. Ook ons leercentrum staat ter beschikking, boordevol content, video’s, cursussen …
Hierbij alvast de video die je als btw-vrijgestelde ondernemer kan bekijken in Dexxter als het over een investeringen en afschrijven gaat:
Uiteraard zal je in een btw-plichtig profiel een andere video zien staan, want Dexxter past zich volledig aan.
Je staat er niet alleen voor als (startende) zelfstandige, laat dat duidelijk zijn!
