Prijofferte met ondertekend contract

Je financieel plan kan je gewoon opmaken in Excell (of een gratis open source variant ervan zoals OpenOffice Calc of Libre Office Calc). Je moet gewoon al je verwachte kosten oplijsten en groeperen volgens kostencategorie (inclusief je afschrijvingen voor de investeringen). Bij de inkomsten plaats je dan alle afzonderlijke diensten en artikelen die je aanbiedt, de stukprijs en het verwachte aantal.

Om een concrete prijsofferte op te maken doe ik het volgende:

1. vermeld de volledige naam en adresgegevens (en BTW-nummer als het een onderneming is)

2. geef de offerte een uniek volgnummer per jaar (volgens een vast stramien)

3. vermeld de offertedatum en tot wanneer ze geldig is

4. vermeld de gegevens van je bedrijf (inclusief je BTW-nummer) en als je vrijgesteld bent van BTW de mededeling “Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstelling van BTW. BTW niet van toepassing)

5. Lijst voor elke dienst en/of artikel die je aanbiedt in de offerte het volgende op:

   • de omschrijving

   • het aantal

   • de stukprijs

   • de BTW-categorie

   • de eventuele korting

   • het totaal excl. BTW als het naar een bedrijf gaat of incl. BTW als het naar een particulier gaat

6. Maak onderaan een totaal voor alles samen (excl. BTW, totaal BTW en incl. BTW)

7. voeg nog een tabelletje toe met de opsplitsing van de BTW per BTW-categorie (met per categorie de basis van de heffing en de BTW) en sommeer die BTW (die som moet gelijk zijn aan de BTW onder je artikelen tabel.

8. Voeg specifieke voorwaarden (enkel van toepassing op deze offerte) toe onder de prijzen en BTW-tabellen

9. Zet daaronder je naam en laat witruimte om je handtekening te zetten.

10. Begin een nieuwe pagina met daarop (alles tussen “” en in het cursief moet je overnemen, de rest is uitleg) (best in het vet gedrukt) “Voor akkoord” en daaronder de tekst:
    “Ondergetekende (volledige naam) ………………………………
    functie (waaruit blijkt dat u gemachtigd bent) …………………………….
    stemt in met offerte (offertenummer toevoegen) ………………
    van de volgende in de kolom OK aangekruiste onderdelen in de tabel hieronder:“
    Daaronder komt dan een tabel met een herhaling van de verschillende diensten en artikelen die je aanbiedt in de offerte met in een 1ste kolom (OK) een aankruisvakje, in de 2de kolom (Dienst/artikel) de omschrijving, in de 3de kolom de eenheidsprijs, in de 4de kolom het aantal, in de 5de kolom de prijs excl. BTW (voor bedrijven) of prijs incl. BTW voor particulieren. De eenheidsprijzen vul je zelf in. De kolommen aantal en prijs (excl. BTW of incl. BTW) laat je leeg of zet er alleen een €-symbool in.
    Plaats onderdaan een totaal veld (incl. BTW voor particulieren, excl. BTW voor bedrijven) maar laat dat leeg (of zet er alleen een €-symbool in).
    Daaronder zet je de tekst: “door “(gevolgd door de naam, het adres, telefoonnummer, mail-adres, website en BTW-nummer van je eigen bedrijf).
    Daaronder zet je de tekst:
    “Datum: …………….
    Handtekening:” en daarnaast “Stempel” (dat laatste alleen als je offerte gericht is aan een bedrijf).
    Zet daaronder 2 rechthoekige kaders waarbinnen je klant zijn/haar handtekening en stempel kan plaatsen.

11. Voeg je algemene voorwaarden toe (daar staan onder andere bepalingen in over prijswijzigingen, betalingen en voorschotten, klachten, ontbinding en annulering, leveringstermijnen, aansprakelijkheid, bevoegdheidsbeding, referentievermelding, verzekering, meerwerken en wijzigingen, niet-tijdige betaling, verwijlintresten, administratiekosten, annuleringskosten).

12. Druk heel je offerte af als PDF-document. Wijzig die PDF door na de specifieke voorwaarden je naam een handtekeningveld in te voegen zodat je de offerte met je eID-kaart (of ItsMe kan ondertekenen).
    Maak een tweede handtekeningveld van het rechthoekig kader op de Voor akkoord pagina zodat je klant de PDF ook kan ondertekenen.

Je mailt de offerte dan naar je klant en vraagt hem op de pagina Voor akkoord aan te kruisen welke onderdelen hij besteld, de aantallen in te vullen en de totalen per regel in te vullen, en het totaal in te vullen en te ondertekenen (+ eventueel een stempel te plaatsen). Als de klant die offerte binnen de geldigheidstermijn van de offerte verstuurd, is hij contractueel gebonden de levering van de diensten of artikelen te aanvaarden tegen de overeengekomen prijs.

Johan