Je wandelt wat rond op een lokale markt en komt daar een leuk kraam tegen vol oude stripboeken. Het blijkt een zelfstandige te zijn die al jaren oude stripboeken aankoopt en verkoopt via lokale markten.
Je koopt wat oude stripboeken van Suske en Wiske! Je betaalt en wandelt verder, maar wat verder besef je plots dat je helemaal geen factuur, kassaticket of wat dan ook van je aankoop hebt gekregen. Heeft die marktkramer je dan net iets in het zwart verkocht?
Nee hoor, die marktkramer maakt gebruik van een dagontvangstenboek.
Wat is een dagontvangstenboek? 📓
Een dagontvangstenboek, ook wel eens dagontvangsten of ontvangstenboek genoemd, is een boek waarin je als zelfstandige ontvangsten kan noteren.
Normaal maak je als zelfstandige een verkoopfactuur op, die verkoopfactuur heeft twee bestaansredenen:
- Een opgemaakt verkoopfactuur komt in je boekhouding terecht, het bedrag van dat verkoopfactuur is omzet voor je boekhouding. Belangrijk voor je boekhouding dus.
- Een verkoopfactuur geef je aan je koper, zo heeft die koper een document waarop staat wat hij van jou heeft gekocht, hoeveel hij er voor heeft betaald, wat je bankrekeningnummer is (als hij nog moet betalen), algemene voorwaarden…
Beeld je nu een situatie in waarbij je koper geen nood heeft aan dat tweede puntje, denk bijvoorbeeld aan het eerdere voorbeeld van de stripboeken:
- De koper heeft iets klein gekocht, het interesseert hem niet dat hij daarvan geen factuur heeft gekregen met een omschrijving op en met vermelding van het betaalde bedrag.
- De koper heeft ook onmiddellijk betaald (cash, bancontact .. dat maakt niet uit) en moet dus niet achteraf nog jouw bankrekeningnummer weten of de geldende algemene voorwaarden.
Dan zit je exact in de situatie van dagontvangsten! Zo’n situaties komen in heel wat sectoren voor, denk aan een bakker, kapper, slager, psycholoog, (fysieke) winkel …
Als jouw koper een particulier is die niet specifiek om een verkoopfactuur vraagt, dan ben je als zelfstandige niet verplicht om daarvoor een verkoopfactuur aan te maken. Dan mag je gebruik maken van een registratie in het dagontvangstenboek.
Je mag het dagontvangstenboek gebruiken ongeacht de manier waarop je particuliere klant heeft betaald (bankkaart, cash, maaltijdcheques, Payconiq).
Opgelet!
Een dagontvangstenboek is geen kasboek! Wil je graag wat meer informatie over een kasboek?
Wat is het voordeel van een dagontvangstenboek? ✅
We gaan terug naar onze marktkramer die stripboeken verkoopt, hij verkoopt die dag maar liefst 100 stripboeken.
Dat zou betekenen dat hij 100 verkoopfacturen had moeten maken die dag. En eigenlijk zelfs onmiddellijk na elke verkoop, want zijn klanten willen snel terug verder wandelen. Een behoorlijke administratie voor onze marktkramer.
Gelukkig kan hij ook kiezen voor het systeem van de dagontvangsten! Op het einde van de dag noteert hij simpelweg in zijn ontvangstenboek dat hij 100 strips heeft verkocht en voor welk bedrag hij dat heeft gedaan. Een lijntje in zijn dagontvangstenboek en hij voldoet daarmee aan zijn administratieve verplichtingen!
Toch een behoorlijke tijdsbesparing in vergelijking met het aanmaken van 100 verkoopfacturen!
Hoe komen dagontvangsten in mijn boekhouding? 🧾
Op identieke manier als een verkoopfactuur, er is boekhoudkundig geen verschil tussen omzet van verkoopfacturen of omzet uit een dagontvangstenboek.
Ofwel heeft onze marktkramer effectief 100 verkoopfacturen aangemaakt waarbij hij elke stripboek aan 2 euro heeft verkocht. Zo komt hij aan 200 euro omzet voor zijn boekhouding.
Ofwel heeft onze marktkramer op één lijntje in zijn dagontvangstenboek genoteerd: 100 stripboeken verkocht; 2 euro per stuk; 200 euro aan omzet. Net hetzelfde als hierboven, 200 euro omzet voor zijn boekhouding.
Je mag dus gerust zeggen dat een ontvangstenboek zelfs makkelijker werkt voor je boekhouding. Je hoeft niet elke verkoopfactuur apart te gaan ingeven in je boekhouding, maar je neemt gewoon het totaalbedrag over van je dagontvangstenboek.
Dat bovenop de enorme tijdsbesparing voor onze marktkramer, omdat hij geen 100 verkoopfacturen heeft moeten aanmaken.
Hoe vul ik mijn dagontvangstenboek in? 🔎
Dagontvangsten op papier
⚠️ Opgelet, enkel en alleen de wettelijk aanvaarde versie volstaat! Deze heeft heel wat regels, om ervoor te zorgen dat mensen niet kunnen foefelen.
- Je moet het boek dagelijks invullen, ook wanneer er die dag geen inkomsten zijn
- Splits de inschrijvingen volgens het btw-tarief
- Item duurder dan €250? Zet het op een aparte lijn.
- Schrijf met iets dat niet uitwisbaar is (niet met potlood 😉)
- Foutje? Je mag niks uitwissen!
- Breng correcties apart aan zonder overschrijving/schrapping van de originele inschrijving
- Per dag moet je het totaalbedrag noteren.
- Zorg ervoor dat de bladen genummerd zijn
- Nummer ook alle lijnen
- Vermeld je btw-nummer op elke pagina
- Tel alles ook maandelijks op en sluit de maand af
Digitale dagontvangsten
Gelukkig past de wetgeving zich aan en kun je ondertussen je dagontvangsten ook digitaal bijhouden. Veel efficiënter dan op papier!
De overheid heeft de spelregels voor het digitaal bijhouden van je dagontvangsten behoorlijk scherp gezet, je kan er meer informatie over terugvinden in de circulaire 2020/C/20. Het mag bijvoorbeeld niet mogelijk zijn om zomaar gegevens aan te passen of te verwijderen zonder dat dit een digitaal spoor nalaat.
⚠️ Opgelet: Excel om je dagontvangsten bij te houden volstaat dus niet en kan je zelfs boetes van 50 tot 4000 euro opleveren!
Om aan alle voorwaarden te voldoen, moet je met gespecialiseerde software zoals Dexxter werken. Deze software houdt rekening met alle regels waardoor je geen risico loopt.
Ofwel een verkoopfactuur ofwel dagontvangsten, nooit allebei!
Je mag gebruik maken van zowel facturen als dagontvangsten, bijvoorbeeld als je zowel stripboeken aan particulieren verkoopt, als aan bedrijven. Die bedrijven zullen immers wél een factuur willen.
Maar… wat doe je beter niet? Voor éénzelfde verkoop zowel een verkoopfactuur maken, als een dagontvangst ingeven. Een vaak voorkomende fout, maar het is dus ofwel het een ofwel het ander. Als je een combinatie maakt van de beide, dan ga je de omzet dubbel aangeven in je boekhouding en dat kunnen we je zeker niet aanraden!
Dubbele omzet betekent uiteraard (onterecht) meer winst in je boekhouding waardoor je weer (onterecht) meer belastingen zal moeten betalen.
Tip van een boekhouder
Vergeet nooit om je dagontvangsten te corrigeren als een klant achteraf toch nog een factuur vraagt.
Dagontvangsten zijn al ingevuld, maar de klant vraagt achteraf toch een factuur
Je wilt absoluut niet zowel dagontvangsten als een factuur ingeven, want dan ga je meer omzet aangeven dan je eigenlijk hebt. Ondertussen weet je ook al dat je geen lijnen mag uitwissen in het dagontvangstenboek, maar wat doe je dan wél?
Geen zorgen, achteraf nog een correctie aanbrengen mag wel. Je moet hier uiteraard rekening houdende met de wettelijke spelregels. Het origineel zal dus nog leesbaar moeten zijn, en je zal een reden moeten opgeven voor de correctie. In dit geval zou de reden: ‘Klant vroeg achteraf nog factuur’ zijn.
✅ Bij boekhoudsoftware zoals Dexxter wordt dit automatisch correct gedaan voor jou.
Op welke dag vul ik mijn dagontvangsten in?
De wet zegt dat je het dagontvangstenboek dagelijks moet invullen.
Maar wanneer boek je de ontvangsten in? Bij verkoop? Bij betaling? Of wanneer het geld binnenkomt op jouw rekening?
➡️ Het antwoord: je boekt op de dag waarop je de betaling ontvangt. Dus bij een cashbetaling is dat dezelfde dag, bij een overschrijving is dat de dag waarop het geld op je rekening staat.
Je dagontvangsten invullen in Dexxter 💪
We maken het praktisch, hierbij een voorbeeld hoe je als btw-plichtige ondernemer aan de slag kan in Dexxter:
Uiteraard heb je ook als btw-vrijgestelde of niet btw-plichtige ondernemer een op maat gemaakte toepassing in Dexxter om je dagontvangsten in te geven!
